Een evenement organiseren is niet iets wat je dagelijks doet. Welk evenement er ook op de planning staat, er komt altijd een hoop bij kijken. Gelukkig kun je tegenwoordig een hoop uit handen geven, zoals alle soorten evenement verhuur. Denk hierbij aan horeca verhuur en/of iemand die je van begin tot eind helpt met het plannen van het evenement. Niets is fijner als jij je kunt focussen op je gasten en jij je geen zorgen hoeft te maken met alles eromheen. Samen bespreek je het hele opzet plan van A tot Z. Dit is wat je ongeveer kunt verwachten.
Begin met een begroting
Van te voren je budget opstellen is voor de organisator en voor jezelf het eerste wat van belang is. Je weet met een vast bestedingsbedrag precies wat je allemaal kunt huren/kopen en organiseren. Vraag offertes op voor horeca verhuur, personeel, locaties en alle soorten zaken die met evenementenverhuur te maken heeft. Handig is om eventueel te kijken of je voor het evenement sponsors kunt werven, die je financieel kunnen ondersteunen.
Hou een draaiboek bij
Bij een evenement hoort timing. Met een vast draaiboek kun je je vasthouden aan het programma. Mocht je iets vergeten zijn; pak je draaiboek erbij en kijk wat je nog moest doen. In het draaiboek staat alles wat er in het programma hoort te zitten. Denk hierbij aan:
- Artiesten/muziek/ entertainment
- Cateraar/bar/keuken
- Personeel
- Kleedruimtes
- Fotografen/ film/media
- Programmaboekje
- Parkeervergunningen/mogelijkheden
- Verzekeringen
- EHBO
- Bewaking/security
- Inrichting huren
Probeer zelf ook te genieten
Je hebt niet voor niets alles uit handen gegeven, tijd om zelf ook te genieten van je evenement! Vier je eigen feestje en laat alles op je af komen. Niets is vlekkeloos, waar mensen werken worden soms fouten gemaakt. Eenmaal op gang, is er weinig meer waar je over zou moeten stressen. Meng je onder de gasten, artiesten en personeel. Na afloop kun je altijd nog een bedank praatje houden en later nog eens goed het hele evenement evalueren.